Een office manager is de verbindende factor tussen verschillende processen. Een organisatie gaat vervolgens beter draaien dankzij zijn inspanningen. We beschrijven in deze blog drie voorbeelden die op het takenlijstje staan van een office manager zodat je een beter beeld krijgt van deze functie.
Administratie
Zonder het bijhouden van de administratie is een ondernemer het overzicht kwijt, want iemand moet wel weten wat er dagelijks is gekocht, verkocht en wat de grootste kostenposten zijn. De administrator kent dus alle details en zet iedere dag de gegevens in een systeem om bijvoorbeeld geen bonnetjes kwijt te raken.
Ondersteuning voor de directie
Na een directievergadering is er een verslag met daarop punten die uitgevoerd moeten worden, denk hierbij aan een evenement organiseren, nieuw personeel aantrekken en investeren in een onbekende technologie. Vervolgens belt een office manager met een verhuurder van bedrijfszalen, belt met een tekstschrijver om een vacature te plaatsen en bezoekt een beurs om kennis te maken met de moderne ontwikkelingen die een branche veranderen. Hiermee legt hij een basis waarop de directie de medewerkers toespreekt tijdens een feest, gesprekken houdt met sollicitanten en een expert inschakelt om de transitie in gang te zetten naar een modernere structuur. Kortom: hij bekleedt een functie die onmisbaar is.
Randvoorwaarden
De randvoorwaarden lijken op het eerste gezicht een formaliteit, maar wat zou er gebeuren als de container een paar maanden amper is geleegd? Dan is er een overschot aan afval dat rondzwerft.
Hierom kiest een office manager steeds de ideale containers om de doorloop van onder andere plastic op orde te brengen. Hiervoor schakelt hij meestal Google in om een geschikte leverancier te vinden. Dan typt hij bijvoorbeeld rolcontainer Utrecht in om daarna het aanbod van meerdere partijen te observeren. Daarna overlegt hij met een interne deskundige welk hulpmiddel het beste past bij hun ambities. Zo kan een zoekopdracht als rolcontainer Utrecht leiden tot een groter item voor groente, aangezien de maatschappij steeds bewuster leeft en daar wil de marketingafdeling op inspelen.
Met andere woorden: een office manager regelt dat de toekomst van het gehele team er goed uitziet dankzij een oplettende en actieve houding.
